VEELGESTELDE VRAGEN

01. Wat is het verschil tussen een (onderhandse) aanbesteding en een Europese aanbesteding?

Antwoord:
Een aanbesteding is een vorm van inkopen. De opdrachtgever definieert in een bestek de eisen en wensen die hij aan een bepaalde opdracht stelt. Op basis van deze eisen en wensen doen de gegadigden een (prijs)aanbieding in de vorm van een inschrijving. De inschrijver met de meest gunstigste aanbieding, wint de aanbesteding.

Een aanbesteding wordt ook wel Request for Proposal (RFP) genoemd. Bedrijven en organisaties kunnen zelf kiezen of ze deze vorm van inkopen willen hanteren. Een Europese aanbesteding is echter verplicht voor alle (semi)overheidsinstanties als de contractwaarde een vastgesteld drempelbedrag overstijgt.

Naast de verplichte publicatie in de databank van de Europese Unie, is op dergelijke opdrachten Europese aanbestedingsregelgeving van toepassing. De publicatieplicht en Europese aanbestedingsregelgeving is niet van toepassing op ‘gewone’ aanbestedingen.

2. Aanbestedende diensten zijn vaak in de veronderstelling dat ze niet met potentiële leveranciers mogen praten. Als argument voeren zij dan aan dat ze geen ‘discriminerende’ activiteiten mogen ontplooien. Is deze veronderstelling correct?

Antwoord:
Nee, dit is niet correct. Aanbestedende diensten mogen in de aanloop naar een Europese aanbesteding wel degelijk met partijen praten, maar hoeven dit echter niet te doen. Aanbestedende diensten zouden er overigens wel verstandig aan doen om zich op de markt te oriënteren. Zij moeten immers een Programma van Eisen definiëren.

Het is aan te raden voor leveranciers om hun USP’s in een vroegtijdig stadium bij de aanbestedende dienst kenbaar te maken. Dit mag echter niet resulteren in discriminerende eisen.

3. Bij welk bedrag dient een (semi-)overheidsinstantie haar opdracht Europees aan te besteden?

Antwoord:
In de eerste plaats dient opgemerkt te worden dat het bedrag waarboven de aanbestedingsplicht geldt, het drempelbedrag wordt genoemd. Als de contractwaarde het drempelbedrag overstijgt, moet de opdracht Europees aanbesteed worden.

Het gaat hier om het bedrag exclusief de verschuldigde BTW.

4. Is een aanbestedende dienst een opdracht die Europees is aanbesteed verplicht te gunnen aan een inschrijver?

Antwoord:
De aanbestedingsvoorschriften kennen geen verplichting tot gunnen. Als een aanbestedende dienst niet overgaat tot gunnen, moet deze dit wel met redenen omkleed melden aan de belanghebbenden, zijnde gegadigden en/ of inschrijvers.

Een voorbeeld van een situatie waarin een opdracht niet wordt gegund, is als er van hogerhand binnen de aanbestedende dienst van af wordt gezien om budget vrij te maken, of als men besluit om de lopende procedure stop te zetten omdat het onderwerp van de aanbesteding substantieel is gewijzigd.

Wanneer een aanbestedende dienst bij de voorbereidingen van de aanbesteding al op de hoogte is van zaken die gunning onzeker maken, is het verstandig dat in de aankondiging al een expliciet voorbehoud van gunning gemaakt wordt. Op grond van het vertrouwensbeginsel zou een gegadigde/inschrijver overigens aanspraak kunnen maken op schadevergoeding wegens reeds gemaakte kosten, afhankelijk van het tijdstip waarop in een procedure besloten wordt om niet te gunnen.

Niet gunnen omdat de aangeboden prijzen te hoog zijn is niet zonder meer mogelijk; alleen duidelijk als verwoordt wordt dat dit de reden is, kan dit gehanteerd worden als grond. Bovendien moet er informatie verstrekt zijn over het maximale budget.