Regelgeving – Belangrijke bepalingen

Gunningscriteria

De aanbestedende dienst heeft slechts de keuze uit twee gunningscriteria:

– alleen de laagste prijs;
– de economisch meest voordelige aanbieding;

In het laatste geval spelen verschillende subcriteria (deze worden vaak ook ‘gunningscriteria’ genoemd) een rol. Voorbeelden van gunningscriteria zijn: kwaliteit, prijs, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieutechnische eigenschappen, gebruikskosten, rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, leveringstermijn en uitvoeringstermijn. De aanbestedende dienst is verplicht de gunningscriteria te benoemen. Bovendien moet de aanbestedende dienst de coëfficiënt aangeven waarmee ieder gekozen criterium wordt gewogen.

Regels voor bekendmaking en doorzichtigheid

Overheidsopdrachten met een waarde boven de drempelbedragen uit de richtlijn moeten bekend worden gemaakt en in de loop van de hele procedure transparant zijn. Deze eisen vinden met name hun beslag in aankondigingen die aan de hand van standaardformulieren van de Commissie op te stellen zijn. Er wordt onderscheid gemaakt tussen:

– aankondiging van bekendmaking van een vooraankondiging (niet verplicht);
– vooraankondiging (niet verplicht);

Nadat bovengenoemde aankondiging verstuurd is, kunnen de vooraankondigingen door de aanbestedende dienst zelf via het kopersprofiel bekend worden gemaakt of naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen worden verzonden. Bekendmaking van een vooraankondiging is verplicht, indien de aanbestedende dienst een kortere indieningstermijn voor de inschrijvingen wenst.

– aankondiging van een opdracht of aankondiging van een prijsvraag (verplicht);

Deze aankondigingen kunnen door de aanbestedende diensten zelf op nationaal niveau bekend worden gemaakt. Ze moeten naar het Bureau voorofficiële publicaties der Europese Gemeenschappen worden gezonden, dat ze gratis bekendmaakt. Ze worden onverkort in een officiële taal van de Europese Unie gepubliceerd. In de andere talen van de Europese Unie verschijnt een samenvatting. – aankondiging van geplaatste opdrachten of van uitslagen van prijsvragen (verplicht).

De aanbestedende dienst kan de aankondigingen langs klassieke of elektronische weg naar de Commissie sturen. Modellen van de te gebruiken formulieren en inlichtingen voor het verzenden zijn te vinden in het informatiesysteem voor overheidsopdrachten (SIMAP).

De aanbestedende dienst moet op zo kort mogelijke termijn informatie verstrekken over de besluiten inzake de gunning van opdrachten en dient ook de redenen aan te geven waarom een opdracht niet wordt geplaatst. Voor iedere opdracht moet een proces-verbaal worden opgesteld. De aanbestedende dienst dient op zo kort mogelijke termijn:

– iedere afgewezen inschrijver op de hoogte te stellen van de redenen voor de afwijzing;
– iedere inschrijver die een aan de eisen beantwoordende inschrijving heeft ingediend mee te delen wat de voordelen van de geselecteerde inschrijving zijn en aan welke ondernemer de opdracht is gegund.

Bij de uitwisseling van informatie tussen de verschillende betrokkenen en de opslag daarvan moet voor integriteit van de gegevens en een vertrouwelijke behandeling van de inschrijvingen worden gezorgd. De aanbestedende dienst mag pas na het verstrijken van de uiterste indieningstermijn kennis nemen van de inhoud van de inschrijving. Door de inschakeling van elektronische communicatiemiddelen, die niet-discriminerend werken, kunnen de procedures sneller worden afgewikkeld. Worden communicatiemiddelen voor de indiening van inschrijvingen langs elektronische weg ingeschakeld, dan kunnen elektronische handtekeningen worden geplaatst, de echtheid, integriteit en vertrouwelijke behandeling van de gegevens worden veiliggesteld en eventuele gevallen van fraude worden ontdekt.

Technische specificaties

In de technische specificaties worden de kenmerken omschreven waaraan materialen, leveringen of diensten moeten voldoen om conform hun bestemming gebruikt te kunnen worden. De technische specificaties moeten op zodanige wijze in de aanbestedingsstukken (aankondigingen van opdrachten, bestekken en aanvullende stukken) worden vermeld dat er geen onrechtvaardige belemmeringen voor concurrenten ontstaan. Tot de te vermelden kenmerken behoren zaken als milieuvriendelijkheid, ontwerp, overeenstemmingsbeoordeling, geschiktheid voor het gebruik, veiligheid, afmetingen, kwaliteitszorg en productiemethoden. In het geval van overheidsopdrachten voor werken komen daar nog de voorwaarden voor proefnemingen, controles en de oplevering van de werken, alsook de constructietechnieken bij.

Bij de opstelling van de technische specificaties moet de aanbestedende dienst zich aan de nationale normen houden die afgeleid zijn van Europese normen, Europese technische goedkeuringen en internationale normen. Vooral op milieugebied kan de aanbestedende dienst ook prestatie-eisen en functionele eisen (bijvoorbeeld: Europese milieukeurmerken ) vastleggen. Een inschrijving moet in aanmerking worden genomen, indien de inschrijver kan aantonen dat de door hem voorgestelde oplossingen op gelijkwaardige wijze voldoen aan de eisen in de technische specificaties. Een technisch dossier of een testverslag van een erkende organisatie (laboratorium, inspectie- en certificatieorganisatie) kan een passend middel zijn om dit te bewijzen.

In de technische specificaties mag in beginsel geen melding worden gemaakt van een fabrikaat, noch van een specifiek procédé. Ook mag niet worden verwezen naar een bepaald merk, octrooi of een bepaald type productie.

Elektronische veilingen

De aanbestedende dienst kan voor de gunning van een opdracht gebruikmaken van een elektronische veiling. Elektronische veilingen zijn toegestaan voor elk type opdracht, met uitzondering van bepaalde opdrachten voor diensten en werken die te maken hebben met werkzaamheden en van intellectuele aard (bijvoorbeeld het ontwerpen van werken). Elektronische veilingen draaien om:

– de prijs, indien de opdracht aan de inschrijving met de laagste prijs wordt gegund;
– of om de prijs en/of andere elementen, indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving.
– In het bestek moeten de volgende gegevens worden opgenomen:
– de kwantificeerbare elementen (cijfers of percentages) van de veiling en de vereiste minimumverschillen voor de biedingen;
– het verloop van de veiling en de specificaties voor de verbinding met de veiling.

Voordat tot een elektronische veiling wordt overgegaan, dient de aanbestedende dienst eerst een evaluatie van de inschrijvingen te maken. Daarna worden de inschrijvers allemaal gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd om aan de veiling deel te nemen. In de uitnodiging worden de datum, de begintijd en in voorkomend geval ook het aantal fasen van de veiling vermeld. Ook wordt de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen aangegeven. Het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven, is in deze formule verwerkt. De deelnemers aan de veiling kunnen in elke fase zien hoe ze ten opzichte van de andere deelnemers staan. De identiteit van die andere deelnemers wordt hen niet bekendgemaakt.

De elektronische veiling eindigt op een van tevoren vastgestelde datum en een van tevoren vastgesteld uur. Ook kan de veiling worden gesloten, nadat na de laatste bieding een bepaalde termijn verstreken is of alle fasen van de veiling hebben plaatsgevonden.